MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG
Hệ thống được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động được chia thành các bộ phận/phòng ban của một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch – lữ hành, cụ thể như sau:
Bộ phận quản lý sản phẩm & dịch vụ (Products Management Department) . Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý các sản phẩm về tour và dịch vụ, chịu trách nhiệm thiết kế các tour, tuyến, tìm kiếm và quản lý các đối tác cung cấp các dịch vụ đi kèm.
Bộ phận bán hàng và đặt tour (Sales & Booking Department). Nhận yêu cầu đặt tour trực tiếp tại văn phòng, thông qua email (hoặc các kênh giao tiếp khác), xử lý các yêu cầu của khách hàng, tiến hành đặt tour cho khách hàng, thụ tiền đặt cọc, theo dõi và xử lý các đơn hàng.
Bộ phận điều hành tour (Operator Department ). Đơn hàng của khách hàng sau khi đã được bán từ bộ phận Sales sẽ tự động được chuyển về cho bộ phận Operator. Bộ phận Operator có nhiệm vụ sắp xếp và điều hành các đơn hàng này. Tương tác với đối tác cung cấp dịch vụ để tiến hành đặt dịch vụ (khách sạn, xe, tour guide,…) tương ứng kèm theo tour. Theo dõi, giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình diễn ra tour, tổng kết và báo cáo sau khi tour hoàn thành.
Bộ phận quản lý bán hàng (Sales Management Department). Nhận và phân bổ yêu cầu của khách hàng đến Sales để tương tác với khách hàng, theo dõi tình trạng những yêu cầu và đơn hàng của khách hàng gửi đến đã được thực thi hay chưa, theo dõi tình trạng điều hành dịch vụ cho tour của bộ phận điều hành, lập kế hoạch tour bán vé, phân tích khả năng làm việc của Sales và Operator,…
Bộ phận marketing và quan hệ khách hàng (Marketing & Customer Relation Department). Phân tích và đánh giá khách hàng, phân tích đánh giá sản phẩm dựa trên số lượng bán ra, lấy phản hồi của khách hàng và đánh giá chất lượng tour/tourguide, đưa ra các chiến lược kinh doanh.
|
CÁC PHÂN HỆ (MODULES) CHÍNH
|
|
Tên phân hệ
|
Chức năng
|
|
Product Management
Quản lý sản phẩm
|
o Xây dựng thư viện dịch vụ.
o Thiết kế, xây dựng tour.
o Quản lý thông tin, hợp đồng, giá dịch vụ của các đối tác cung cấp dịch vụ.
o Lập báo cáo thông tin về tình trạng bán của những sản phẩm khác nhau, trong những khoảng thời gian khác nhau.
|
|
Sales
Bán hàng
|
o Nhận các yêu cầu từ khách hàng gửi đến cho Sales thông qua:
- Email, điện thoại, fax, trực tiếp tại văn phòng công ty,…
- Hệ thống Booking Online trên website của Công ty.
- Sales Management chuyển đến.
o Tương tác với khách hàng thông qua hệ thống email được tích hợp sẵn trên hệ thống để thảo luận và đáp ứng các yêu cầu mà khách hàng đưa ra.
o Book tour, dịch vụ cho khách hàng.
o Bán vé tour (đối với tour bán vé)
o Thiết kế và book những Customize Tour (tour tùy chọn ) cho khách hàng dựa trên những thông tin sản phẩm được cung cấp từ bộ phận Product Management và yêu cầu của khách hàng.
o Chỉnh sửa/xóa những đơn hàng đã đặt cho khách hàng.
o Gửi yêu cầu refund cho Operator.
o Kiểm tra trạng thái đơn hàng đã gửi lên cho Operator.
o Tìm kiếm đơn hàng, sản phẩm.
o Báo cáo doanh số bán ra trong tháng.
|
|
Operations
Điều hành
|
o Nhận đơn hàng từ Sales chuyển đến, kiểm tra thông tin và lập lịch để điều hành cho từng đơn hàng.
o Sắp xếp và phân bổ dịch vụ tương ứng theo yêu cầu của đơn hàng.
o Gửi thông tin đặt dịch vụ (email, phone, fax,…) đến các đối tác sau khi đã lên lịch và xác nhận tình trạng của từng dịch vụ.
o Lập chương trình và nhật ký tour (tour diary).
o Quản lý công nợ thu/chi
o Refund approval: nhận thông tin refund từ Sales, kiểm tra và xác nhận lại với Sales: Approve, Reject.
|
|
Sales Management
Quản lý bán hàng
|
o Nhận các yêu cầu (request) từ khách hàng gửi đến (email, fax, phone,…) và phân bổ cho Sales để tương tác.
o Theo dõi tình trạng của các yêu cầu trong ngày (đã thực thi hay chưa)
o Theo dõi tình trạng sắp xếp và phân bổ tour và dịch vụ của Operator
o Lập lịch khởi hành tour bán vé
o Báo cáo khả năng làm việc của Sales và Operator căn cứ vào số lượng tour được đặt và doanh số bán hàng
|
|
Customer & Partner
Quản lý khách hàng và đối tác
|
o Quản lý thông tin khách hàng, đại lý
o Quản lý thông tin đối tác, nhà cung cấp
o Tra cứu thông tin
|
|
Accounting
Kế toán công nợ
|
o Công nợ nhà cung cấp
o Công nợ khách hàng
o Thu/chi
|
|
Report
Marketing và quan hệ khách hàng
|
o Báo cáo khả năng làm việc của Sales và Operator căn cứ vào số lượng tour được đặt và doanh số bán hàng
o Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
o Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng tour
o Báo cáo công nợ khách hàng, nhà cung cấp
o Lập báo cáo phân tích và đánh giá khách hàng theo các tiêu chí khác nhau: theo quốc tịch, theo vùng, theo sở thích, theo tour, theo dịch vụ, theo độ tuổi, theo mùa,…
o Lập báo cáo phân tích và đánh giá từng tour, dịch vụ dựa trên số lượng và doanh số bán ra
o Lập báo cáo phân tích và đánh giá dịch vụ từ các nhà cung cấp
o Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng từ website, email, phone, fax,… để đánh giá chất lượng của tour, dịch vụ và tour guider
|
|
User Administration
Quản trị hệ thống
|
o Quản lý tài khoản (user)
o Quản lý nhóm/bộ phận (groups ~ modules): Sales, Operator, Sales Management,…
o Cấp quyền (permission):
- Đăng ký tài khoản vào nhóm (1 hoặc nhiều nhóm): tài khoản được đăng ký vào nhóm nào sẽ được sử dụng các chức năng tương ứng có trong nhóm (module) đó.
- Cấp quyền thực thi cho tài khoản thuộc nhóm: cho phép tài khoản đó được phép sử dụng những chức năng nào trong nhóm mà mình được phân bổ.
o Tracking:
- Theo dõi quá trình truy suất vào hệ thống của các nhân viên trong công ty
- Ngăn chặn (lock) kịp thời những truy suất bất hợp pháp
o Cấu hình thông số hệ thống
|
|
CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ
|
|
Team Message
Công cụ vào phần mềm hỗ trợ thông báo nội bộ
|
o Gửi/nhận thông tin nội bộ
|